Checklist werken met een stagiair

Stagiairs werken mee in uw bedrijf als onderdeel van hun opleiding. Wilt u een stagiair inzetten? Met deze checklist weet u wat u moet regelen en welke plichten u heeft.

1. Word een erkend leerbedrijf: alleen voor mbo-stages

Als u een mbo-leerling bij u stage wilt laten lopen, moet u een erkend leerbedrijf zijn. Voor een stage door een hbo- of wo-student hoeft dat niet. De erkenning vraagt u aan bij de Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB). Een erkenning als leerbedrijf is 4 jaar geldig.

2. Laat weten dat u een stageplek beschikbaar heeft

Bied uw stageplek aan op Stagemarkt van de SBB. Voor stages op hbo- en wo-niveau kunt u gebruikmaken van vacatureplatforms. Ook hebben opleidingen vaak een eigen stagebureau. U kunt de stagevacature ook delen op social media.

3. Zorg dat u een verantwoordelijk en professioneel stagebedrijf bent

Gaat u een stagiair aannemen? Dan heeft u een aantal plichten.

• U zorgt voor genoeg werk dat aansluit op de opleiding van de stagiair.
• U bent verantwoordelijk voor wat de stagiair onder werktijd doet. Bijvoorbeeld zorgen voor goede arbeidsomstandigheden en een veilige werkomgeving. Maar u moet ook letten op werktijden en gelijke behandeling.
• U begeleidt de stagiair intensief. De stagiair moet tijdens de stage bij uw bedrijf bepaalde vaardigheden ontwikkelen.

Hou er rekening mee dat sommige werkzaamheden verboden zijn voor jongeren tot 18 jaar.

Voor sommige buitenlandse stagiairs gelden extra regels

Wilt u een buitenlandse student aannemen voor een stage of leerbaan? Lees meer op Stageplaats of leerbaan aanbieden.

4. Regel een aansprakelijkheidsverzekering

Check uw bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, of zorg dat u er een afsluit. Want als werkgever bent u verantwoordelijk voor schade die de stagiair veroorzaakt of zelf oploopt.

5. Leg afspraken vast in een stagecontract

Zorg voor duidelijke afspraken met een stageovereenkomst of stagecontract. Daarin staat bijvoorbeeld:

• gegevens van de stagiair, het opleidingsinstituut en uw bedrijf
• hoe lang de stage duurt en het aantal uur per week
• afspraken rondom vakantiedagen en ziekte 
• wat de stagiair moet hebben geleerd en de begeleiding
• wanneer u de stagiair beoordeelt
• stagewerkzaamheden
• eventuele stagevergoeding
• wie aansprakelijk is bij schade
• omgang met bijvoorbeeld een laptop of telefoon van de zaak
• wanneer u en de stagiair het contract mogen stoppen

6. Bepaal de stagevergoeding

U bent niet verplicht om uw stagiair een stagevergoeding te betalen. Behalve als het in de cao staat, die voor uw bedrijf geldt. Toch is een stagevergoeding tegenwoordig gebruikelijk. Veel opleidingen stellen een stagevergoeding verplicht.

Hoe hoog de vergoeding is, bepaalt u zelf. Het hangt bijvoorbeeld af van opleidingsniveau, werkervaring en het studiejaar waarin uw stagiair zit.

Loonkostenvoordeel voor een stagiair aanvragen

U kunt onder bepaalde voorwaarden een loonkostenvoordeel (LKV) krijgen als u een stagiair in dienst neemt. Uw stagiair moet wel binnen de doelgroep van het loonkostenvoordeel vallen en een doelgroepverklaring hebben. En uw stagiair krijgt een stagevergoeding.

7. Check of u recht heeft op subsidie

Omdat u een stageplek aanbiedt, kunt u misschien de subsidie praktijkleren van de overheid krijgen. Dat is een tegemoetkoming in de kosten die u maakt voor de stagebegeleiding. Vraag hier subsidie aan voor de Subsidieregeling praktijkleren.

Als zzp’er een stagiair aannemen

Ook als u zzp’er bent, kunt u soms een stagiair aannemen. Sommige opleidingen laten leerlingen of studenten bij zzp’ers stagelopen. Andere scholen en universiteiten hebben liever grotere organisaties.

Net als voor een ander bedrijf, gelden de punten uit de checklist ook voor u. En u moet aan de eisen van opleidingen kunnen voldoen. Bijvoorbeeld een leerzame werkplek bieden. En de tijd hebben om de stagiair goed te begeleiden.