Lees hier waaraan uw facturen moeten voldoen, hoe het zit met de factuur bewaartermijn en elektronisch factureren.
U moet een factuur (rekening) sturen als u goederen of diensten levert aan:
Uw factuur moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat onder meer:
U moet uw facturen opeenvolgend (in een reeks) nummeren. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. Facturen die niet goed genummerd zijn, moet u herstellen. Uw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw.
Voor sommige ondernemers gelden aangepaste regels voor facturen. Bijvoorbeeld voor ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook hoeft u niet altijd btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u geen btw hoeft te berekenen aan uw klanten (u bent vrijgesteld van btw) of u doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR).
Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw)? Of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur)? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.
U moet uw factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Daarna moet uw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen.
Als u geen factuur stuurt dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:
U kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.
Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen. U kunt afspraken maken met de Belastingdienst over kortere bewaartermijnen. Dat geldt niet voor basisgegevens uit uw administratie.
U bewaart facturen in de vorm waarin u ze heeft verstuurd of ontvangen. U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.
U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch (e-factuur) of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.
Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).
Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.
Levert u goederen of diensten aan de Rijksoverheid? Dan moet u daarvoor een e-factuur sturen. Alle overheden en andere aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.
Mede mogelijk gemaakt door Samenwerkingsverband Ondernemersplein
