Stappenplan productveiligheid voor fulfilment centers

Heeft u een fulfilment center in de EU? U bent in sommige gevallen verantwoordelijk voor de veiligheid van de producten die u opslaat en verstuurt. Als een product niet veilig is, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor de schade. Lees hoe u aan de regels voldoet.

1. Controleer uw verantwoordelijkheden voor de productveiligheid

Komt het product uit Nederland of een ander EU-land? Dan wordt u volgens de productwetgeving gezien als distributeur. Volg het stappenplan productveiligheid voor distributeurs. Uw klant is verantwoordelijk voor de productveiligheid. U bent wel verantwoordelijk voor veilige opslag en eventueel verzending. 

Komt het product van buiten de EU? Dan moet u aan extra eisen voor productveiligheid voldoen als:

• het product van buiten de EU direct naar uw opslag komt
• de fabrikant, importeur, gemachtigde of distributeur geen vestiging heeft in de EU
• u minimaal 2 van deze activiteiten uitvoert voor uw klant buiten de EU:
  opslag, verpakking, adressering, verzending
• het product op een lijst van 18 productgroepen staat waar in de EU strengere regels voor gelden

2. Zet uw contactgegevens op het product

Blijkt uit stap 1 dat u extra verplichtingen heeft voor de productveiligheid? Dan moet u uw gegevens toevoegen aan het product. Toezichthouders kunnen dan contact met u opnemen als er zorgen zijn over de veiligheid van het product. Omdat u producten van buiten de EU verwerkt, bent u de contactpersoon voor consumenten en de toezichthouders.

U kunt uw gegevens vermelden op:

• het product, of
• de verpakking, of
• het pakket, of
• een document dat u meestuurt

De verplichte gegevens zijn uw:

• bedrijfsnaam of handelsmerk
• contactgegevens
• (post)adres

3. Zorg voor de juiste documenten per product

De producten die u opslaat moeten bepaalde documenten hebben. In die documenten staat hoe het product voldoet aan de wetgeving voor productveiligheid. Is deze informatie er niet? Dan mag u het product niet in Nederland en de EU versturen.

Vraag daarom bij de fabrikant deze documenten op:

• de EU-conformiteitsverklaring
• het technisch dossier

U moet de conformiteitsverklaring en het technisch dossier van het product 10 jaar bewaren. Voor sommige producten is dit 20 jaar. Dat hangt af van het type product.

4. Neem direct maatregelen als u twijfelt aan de veiligheid van een product

Vermoedt u dat een product niet veilig is? Dan moet u dit melden bij de toezichthouder(s) van elk EU-land waar het product wordt verkocht. U kunt deze melding doen via het EU-platform Safety Gate.

U moet ook direct maatregelen nemen om te voorkomen dat consumenten risico’s lopen. Of zorgen dat het product wordt aangepast zodat het voldoet aan de veiligheidseisen (conform is). U hoeft dat niet zelf te doen, maar u moet wel zorgen dat er maatregelen worden genomen. Bijvoorbeeld door de fabrikant te vragen aanpassingen te doen. En door te checken of de fabrikant dit heeft gedaan.

Meld bij de toezichthouder(s) wat u gedaan heeft om de risico’s te beperken.

Kan het product niet aangepast worden? Dan kan een toezichthouder u verplichten om:

• het product uit de handel te halen
• het product terug te roepen

Dit kost vaak veel geld en kan slecht zijn voor het imago van uw bedrijf.

5. Werk mee met toezichthouder(s)

Als een toezichthouder om informatie vraagt over de veiligheid van een product, moet u die geven. Het gaat hierbij om:

• de EU-conformiteitsverklaring
• het technisch dossier
• extra informatie en documenten die de veiligheid van het product aantonen (zoals certificaten of besluiten van toezichthouders)

Als er informatie ontbreekt, dan moet u die informatie bij uw klant opvragen.